POLITYKA PRYWATNOŚCI KANDYDATÓW
opracowana zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia UE nr 679/2016
Niniejsza polityka prywatności, opracowana zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 679/2016 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej „RODO”) oraz ze szwajcarską federalną ustawą o ochronie danych (DSG), opisuje przetwarzanie danych osobowych przez spółki E-work S.p.A., E-work HR Company Poland Sp. z o.o. i ProTempore Sagl, należące do grupy e-work („Grupa”), jako współadministratorów danych („Współadministratorzy” lub „Spółki”).
Współadministratorzy, dla szybszego osiągnięcia przez Ciebie celu polegającego na znalezieniu pracy, współdzielą wspólną bazę danych, zwiększając w ten sposób dopasowanie podaży i popytu na rynku pracy.
Współadministratorzy będą przetwarzać Twoje dane osobowe zgodnie z obowiązkami i zakresem odpowiedzialności określonym w umowie sporządzonej przez nich zgodnie z art. 26 RODO. Główna treść umowy jest dostępna pod następującym linkiem:
https://www.e-workspa.it/privacy/.
Należy zauważyć, że niniejsza polityka prywatności obejmuje wyłącznie przetwarzanie danych przez Spółki na podstawie uzgodnień zawartych w tej umowie.
Kto decyduje o sposobie i celu przetwarzania Twoich danych osobowych?
Współadministratorami Twoich danych osobowych są:
• E-work S.p.A. z siedzibą statutową przy Via Teocrito 47, 20128, Mediolan (MI), nr VAT 13063380151, e-mail:
privacy@e-workspa.it; oraz
• E-work HR Company Poland Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Narutowicza 7/9, 90-117 Łódź, NIP 7262395049, e-mail:
iod@e-workspa.pl; oraz
• ProTempore Sagl z siedzibą statutową przy Via Vegezzi, 4 6900 – Lugano, e-mail:
privacy@protempore.ch.
Dane będą mogły być przetwarzane przez pracowników działów biznesowych Współadministratorów danych lub przez wyznaczone do realizacji wskazanych poniżej celów osoby trzecie, które zostały wyraźnie upoważnione do przetwarzania danych, które otrzymały odpowiednie instrukcje działania i które będą postępować zgodnie z zasadami uczciwości, lojalności i przejrzystości; poufność danych będzie chroniona poprzez zastosowanie technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, które są odpowiednie do zagwarantowania wymaganego poziomu ochrony.
Skąd pochodzą Twoje dane osobowe?
Twoje dane osobowe zazwyczaj pochodzą bezpośrednio od Ciebie i są zbierane podczas Twojej rejestracji w zastrzeżonym obszarze witryny i tworzenia profilu lub, w każdym przypadku, kiedy dostarczasz CV do naszych biur.
W niektórych okolicznościach Twoje dane mogą być również gromadzone przez osoby trzecie (np. portale rekrutacyjne, w tym między innymi InfoJobs, Indeed, Linkedin, itp.).
Czy został wyznaczony inspektor ochrony danych?
Spółka E-work S.p.A. wyznaczyła inspektora ochrony danych (zwanego dalej „IOD”), z którym można się skontaktować pod następującym adresem:
rpd@e-workspa.it.
Jakie dane osobowe przetwarzamy?
Współadministratorzy będą przetwarzać następujące dane osobowe, które Ciebie dotyczą:
• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, narodowość, obywatelstwo, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu komórkowego;
• informacje zawodowe oraz informacje dotyczące Twojego wykształcenia i doświadczenia zawodowego: dane dotyczące obecnie wykonywanego zawodu i wcześniejszego doświadczenia zawodowego (takie, jak na przykład, zajmowane stanowiska, data zatrudnienia, funkcja w firmie, wynagrodzenie i ewentualne świadczenia dodatkowe), dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, certyfikatów, znajomości języków, Twoje zdjęcie (jeśli znajduje się w CV) i inne dane zawarte w CV;
• szczególne kategorie danych: w przypadku ich podania, Współadministratorzy mogą przetwarzać szczególne kategorie danych, takie jak dane dotyczące zdrowia (na przykład w odniesieniu do przynależności osoby, której dane dotyczą, do kategorii chronionych);
• dodatkowe dane osobowe, które możesz ewentualnie podać (np. rodzaj posiadanego prawa jazdy, wiza/zezwolenie na pobyt, itp.);
• poświadczenia dostępu do zastrzeżonego obszaru witryny.
Informujemy również, że Współadministratorzy mogą przetwarzać „szczególne kategorie danych” zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. b) RODO, takie jak dane ujawniające stan zdrowia, jak na przykład dane o przynależności do kategorii chronionych, ewentualnie zawarte w Twoim CV lub w innej dokumentacji przekazanej Współadministratorom. Szczególne kategorie danych mogą być przetwarzane wyłącznie w celu oceny kandydatury na stanowiska pracy objęte zakresem ukierunkowanego zatrudnienia. W razie braku takich przypadków, a także w razie niespełnienia warunków określonych w art. 9 RODO, takie dane nie będą brane pod uwagę i zostaną natychmiast usunięte.
Dane te są pozyskiwane bezpośrednio od Ciebie jako osoby, której dane dotyczą, i/lub od stron trzecich w związku z poprzednim doświadczeniem zawodowym (wyłącznie za Twoją zgodą) i/lub z publicznie dostępnych źródeł (w granicach określonych w niniejszej polityce).
Dlaczego przetwarzamy Twoje dane osobowe i w oparciu o jakie warunki prawne jesteśmy do tego uprawnieni?
Twoje dane będą przetwarzane w celu umożliwienia Ci zarejestrowania się w zastrzeżonej sekcji „Strefa kandydata” na stronie internetowej Współadministratorów i utworzenia Twojego profilu, aby umożliwić Ci ubieganie się o pracę i/lub zarządzanie Twoimi aplikacjami oraz korzystanie z usług oferowanych przez Współadministratorów. Takie przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną, lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy.
Twoje dane osobowe będą również przetwarzane w następujących celach i w oparciu o następujące warunki zgodności z prawem:
• usługa rekrutacji pracowników w związku z ewentualnym nawiązaniem stosunków pracy lub współpracy z klientami Współadministratorów lub z firmami zewnętrznymi, na Twoje żądanie.
Warunek zgodności z prawem: przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
Podanie Twoich danych jest niezbędne do świadczenia usług wskazanych powyżej, a w przypadku ich braku nie będzie możliwe wykonanie przez Współadministratorów usługi, o którą wnioskowałaś/-eś.
• świadczenie na Twoją rzecz usług doradztwa, coachingu, orientacji zawodowej, zmiany ścieżki kariery, wsparcia w poszukiwaniu nowej pracy i/lub szkoleń, o ile o to wnioskowałaś/eś.
Warunek zgodności z prawem: przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną, lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
Podanie Twoich danych jest niezbędne do świadczenia usług wskazanych powyżej, a w przypadku ich braku nie będzie możliwe wykonanie przez Współadministratorów usług, o które wnioskowałaś/-eś.
• ukierunkowane zatrudnienie. Wszelkie podane przez Ciebie dane osobowe należące do szczególnych kategorii danych zgodnie z art. 9 RODO będą przetwarzane, wyłącznie w razie potrzeby i w celu oceny Twojej kandydatury na stanowiska pracy objęte zakresem ukierunkowanego zatrudnienia.
Warunek zgodności z prawem: konieczność wypełnienia obowiązków i wykonania szczególnych praw administratora danych lub osoby, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. b) RODO.
• (ewentualnie) uzyskanie referencji od poprzednich pracodawców i - ewentualnie - przekazanie ich spółce, dla której prowadzona jest rekrutacja.
Warunek zgodności z prawem: przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną, lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zwarciem umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
Podanie Twoich danych jest niezbędne do świadczenia usług wskazanych powyżej, a w przypadku ich braku nie będzie możliwe wykonanie przez Współadministratorów usług, o które wnioskowałaś/-eś.
• pozyskiwanie publicznych informacji dotyczących Twojego profilu w sieciach społecznościowych o charakterze zawodowym w celu weryfikacji, czy podane przez Ciebie dane odpowiadają temu, co zadeklarowałeś, ograniczone wyłącznie do informacji o charakterze zawodowym.
Warunek zgodności z prawem: takie przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Współadministratorów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celu oceny konkretnego ryzyka związanego z rodzajem działalności, która ma być prowadzona na podstawie poszukiwanego profilu, przy podjęciu wszelkich niezbędnych środków w celu zapewnienia prawidłowego wyważenia Twoich interesów, podstawowych praw i wolności z uzasadnionym interesem Współadministratorów.
• przesyłanie Ci drogą elektroniczną informacji dotyczących wydarzeń, kursów i inicjatyw organizowanych przez Współadministratorów, w tym ankiet, związanych ze światem pracy.
Warunek zgodności z prawem: takie przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Współadministratorów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, polegającego na informowaniu Ciebie na bieżąco o wydarzeniach, kursach i inicjatywach Współadministratorów na rynku pracy, a także do udziału w ankietach dotyczących świata pracy, mających na celu doskonalenie usług promowanych przez Administratora danych.
• wypełnianie obowiązków przewidzianych w przepisach ustawowych, wykonawczych, postanowieniach organów uprawnionych do tego na mocy prawa.
Warunek zgodności z prawem: takie przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Współadministratorach danych.
Przekazanie Twoich danych w tym celu jest niezbędne do wypełnienia zobowiązań prawnych, którym podlegają Współadministratorzy, a bez nich Współadministratorzy nie będą mogli wypełnić swoich zobowiązań prawnych.
• ochrona własnych praw w toku postępowań sądowych i pozasądowych.
Warunek zgodności z prawem: takie przetwarzanie jest niezbędne do realizacji uzasadnionego interesu Współadministratorów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w zakresie ochrony ich praw.
Przekazanie Twoich danych w tym celu jest niezbędne do wypełnienia zobowiązań prawnych, którym podlega e-Work, a bez nich nie będzie możliwe wypełnienie przez Współadministratorów ich zobowiązań prawnych.
Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?
Przechowujemy Twoje dane tylko tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celu, dla którego zostały one zebrane, lub innego uzasadnionego celu z nimi związanego. W związku z tym, jeśli Twoje dane osobowe są przetwarzane w dwóch różnych celach, będziemy przechowywać te dane do momentu zakończenia celu o dłuższym okresie przechowywania. W każdym przypadku nie będziemy już przetwarzać danych w celu, którego okres przechowywania upłynął.
Dane przetwarzane w celu rejestracji w zastrzeżonej sekcji „Strefa kandydata” na stronie internetowej Współadministratorów i utworzenia Twojego profilu, świadczenia usług rekrutacji i selekcji personelu, takich jak doradztwo, coaching, orientacja zawodowa, zmiana ścieżki kariery, wsparcie w poszukiwaniu nowej pracy i/lub szkolenia oraz ukierunkowane pośrednictwo pracy, będą przechowywane przez 48 miesięcy od wykonania usługi, bez uszczerbku dla prawa do żądania w dowolnym momencie ich usunięcia. Jeśli wspomniane usługi są świadczone w ramach powiatowych, wojewódzkich lub krajowych działań w zakresie aktywnej polityki finansowanych ze środków publicznych, dane będą przetwarzane przez cały czas trwania usługi i przez dziesięć lat po jej zakończeniu, zgodnie z art. 2946 kodeksu cywilnego w sprawie zwykłego przedawnienia.
Dane przetwarzane w celu uzyskania referencji od poprzednich pracodawców i/lub uzyskania informacji publicznych związanych z Twoim profilem będą przechowywane przez 48 miesięcy od ich zebrania lub do momentu skorzystania przez Ciebie z prawa do ich usunięcia lub wniesienia sprzeciwu, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.
Dane przetwarzane w celu wysyłania zawiadomień będą przechowywane przez 48 miesięcy od ich zebrania lub do momentu skorzystania przez Ciebie z prawa do ich usunięcia lub wniesienia sprzeciwu, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.
Dane przetwarzane w celu wypełnienia zobowiązań prawnych będą przechowywane tak długo, jak będzie to konieczne dla e-Work, a w każdym razie nie dłużej, w celu wypełnienia zobowiązań prawnych, którym podlegają Współadministratorzy danych.
Dane przetwarzane w celu ochrony praw będą przechowywane tak długo, jak będzie to konieczne do ustalenia, wykonania lub obrony praw Współadministratorów, a w każdym razie do wyczerpania terminów odwoławczych.
Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?
W celu przeprowadzenia określonych czynności przetwarzania, Twoje dane będą mogły być przekazywane podmiotom zewnętrznym działającym jako autonomiczni administratorzy danych, którzy rekrutują pracowników jako podmioty przetwarzające (tytułem jedynie przykładu: firmy klientów lub dostawcy e-Work, specjaliści, organy publiczne, organy audytowe lub nadzorcze, inne firmy pośrednictwa pracy...), a także w ramach wykonywania zobowiązań prawnych, lub przetwarzane w imieniu Współadministratorów danych przez podmioty wyznaczone jako podmioty przetwarzające. W przypadku gdy dane osobowe są przetwarzane przez podmioty działające w imieniu Współadministratorów danych, ci ostatni regulują takie przetwarzanie za pomocą umowy zgodnie z art. 28 RODO, na mocy której przekazują administratorom danych szczegółowe instrukcje dotyczące przetwarzania danych osobowych.
We wszystkich przypadkach, w których konieczne jest przekazanie Twoich danych tym podmiotom, Współadministratorzy danych zobowiązują się do korzystania z usług podmiotów przetwarzających dane, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi Rozporządzenia UE 2016/679 i chroniło Twoje prawa i uzasadnione interesy.
Lista odbiorców danych, wyznaczonych również - w razie potrzeby - jako osoby odpowiedzialne za przetwarzanie danych, będzie stale aktualizowana i udostępniana na żądanie.
Pełnej listy odbiorców Twoich danych osobowych możesz zażądać, wysyłając wiadomość do Współadministratorów danych lub do inspektora ochrony danych na powyższy adres e-mail.
Czy Twoje dane osobowe będą przekazywane poza UE?
Twoje dane osobowe będą mogły być przekazywane stronom trzecim mającym siedzibę i/lub prowadzącym działalność w krajach, w których Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO) nie ma zastosowania, ale w odniesieniu do których Komisja Europejska uznała istnienie odpowiednich poziomów ochrony lub które w inny sposób zapewniły wszystkie zabezpieczenia, o których mowa w art. 46 tego Rozporządzenia.
Ze względu na siedzibę spółki, która zarządza i utrzymuje naszą bazę danych, a także ze względu na siedzibę spółki ProTempore Sagl, Twoje dane zostaną przesłane do Szwajcarii, która jest krajem posiadającym decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony i w której ma zastosowanie szwajcarska federalna ustawa o ochronie danych (DPA RS.235.1).
W przypadku, gdy Współadministratorzy danych, w związku z przyszłymi potrzebami związanymi z siedzibą dostawców usług, będą musieli przekazać dane poza Unię Europejską, do krajów, dla których Komisja Europejska nie wydała decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, Współadministratorzy danych zobowiązują się do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony i zabezpieczeń, w tym zabezpieczeń umownych, zgodnie z obowiązującymi przepisami, łącznie z zawarciem standardowych klauzul umownych na podstawie art. 46 ust. 2 lit. c) RODO, ewentualnie uzupełnionych dodatkowymi środkami technicznymi, prawnymi i organizacyjnymi niezbędnymi do zapewnienia, by poziom ochrony danych osobowych był równoważny z poziomem obowiązującym w Unii Europejskiej.
Jakie są Twoje prawa w odniesieniu do Twoich danych osobowych?
W odniesieniu do przetwarzania Twoich danych zawsze będziesz mieć możliwość skorzystania, w przewidzianych przypadkach, z przysługujących Ci praw na mocy RODO (art. 15-21), a mianowicie:
• prawo do otrzymania potwierdzenia, czy dane osobowe są przetwarzane oraz prawo do uzyskania informacji, jakie dane osobowe są przetwarzane i w jaki sposób są wykorzystywane (prawo dostępu);
• prawo do żądania aktualizacji, zmiany i/lub poprawienia danych osobowych (prawo do sprostowania);
• prawo do żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym);
• prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych (prawo do ograniczenia);
• prawo, w przewidzianych przypadkach, do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym, nadającym się do odczytu maszynowego formacie, oraz, jeśli jest to technicznie wykonalne, do przesłania ich innemu administratorowi bez przeszkód w przypadku, gdy spełnione zostaną warunki skorzystania z prawa do przenoszenia danych na mocy art. 20 RODO (przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO lub na podstawie umowy w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. b) RODO i odbywa się w sposób zautomatyzowany) (prawo do przenoszenia danych).
Możesz również w dowolnym momencie skorzystać z prawa do wniesienia sprzeciwu, w przypadku gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu Współadministratorów, w szczególności masz prawo sprzeciwić się dalszemu przetwarzaniu Twoich danych zgromadzonych online.
Aby skorzystać z przysługujących Ci praw, możesz skontaktować się ze Współadministratorami danych:
• pod adresem e-mail:
privacy@e-workspa.it;
• pod adresem e-mail inspektora ochrony danych:
rpd@e-workspa.it;
• pocztą tradycyjną na następujący adres: Via Teocrito 47, 20128, Mediolan (MI);
lub skontaktować się z E-work HR Company Poland Sp. z o.o.:
• pod adresem e-mail:
iod@e-workspa.pl;
• pocztą tradycyjną na następujący adres: ul. Narutowicza 7/9, 90-117 Łódź.
lub skontaktować się z ProTempore Sagl:
• pod adresem e-mail:
privacy@protempore.ch;
• pocztą tradycyjną na następujący adres: Via Vegezzi 4, CH-6900 Lugano.
Jakie inne prawa przysługują Ci w odniesieniu do Twoich danych osobowych?
Ponadto, jeśli uważasz, że przetwarzanie dotyczących Ciebie danych odbywa się z naruszeniem obowiązujących przepisów o ochronie danych, możesz zawsze wnieść skargę do organu nadzorczego zgodnie z art. 77 RODO lub podjąć kroki prawne zgodnie z art. 79 RODO.
Ostatnia aktualizacja: kwiecień 2024 r.
